La segunda de las iTis que atenderemos, aquí es la juntiTis , a mi parecer esta es una de las que más impactan a las organizaciones. Pues no solo consume el tiempo del ejecutante, sino también el de todos los involucrados, de hecho esto provoca que las organizaciones sean menos productivas.

A que se refiere la juntiTis , es el exceso de reuniones en las que se ve uno involucrado durante la semana laboral, normalmente minimiza la capacidad de cumplir actividades cotidianas, ya que consumen gran parte del día,

¿Cómo saber si sufrimos de juntiTis? Si su respuesta es afirmativa en por lo menos 2 de las siguientes preguntas usted o su organización son candidatos a la juntiTis.

¿Tienes más de tres juntas al día?

¿Es convocado o convoca a reuniones en las que no se saben que temas se trataran?

¿Es convocado o convoca a personas a la reunión solo por el puesto en el que aparecen en el organigrama?

¿La minuta de su junta se entrega mucho tiempo después de la reunión?

¿No cuenta o cuentan con un plan de la junta u orden del día antes de comenzar la reunión?

¿Aparecen compromisos no establecidos en la reunión dentro de la minuta, “mágicamente”?

¿No hay una plantilla para generar las minutas homogéneamente?

¿La respuesta típica de los involucrados es “Te lo checo” o “Lo revisamos y luego te aviso”?

¿El primer tema a tratar de la reunión son los resultados del futbol o cualquier otra cosa, y luego se tocan los temas de la reunión?

Podría seguir generando más preguntas, pero creo que se expone el punto que quiero tratar, debemos ser más eficientes al disponer del tiempo de los demás.

Recomendaciones.

1. Si no cuentas con un plan de la reunión, debes posponerla para poder generar dicho plan.
2. Se concreto en los puntos que deseas tratar en la reunión y notifícalos antes a los interesados para que puedan preparar la información pertinente.
3. Genera una plantilla de minuta de junta que se utilice corporativamente para reportar los puntos de una reunión.
4. Lleva un control de asistencia.
5. Capacita a todos los interesados en cómo se debe llenar una minuta y ve cambiando cada reunión quien es el responsable de llenarla.
6. En lugar de mandar por correo la minuto de la reunion, publicala en SharePoint y manda a los interesados la liga de donde esta publicada, de esta manera, puede ir teniendo actualizaciones sin generar trafico de correo. (En otra nota tocare mas a fondo este punto)
7. Que la minuta esté disponible lo más rápido posible.
8. Crea fechas compromisos con los involucrados, por consenso, no por imposición.
9. Revisa en orden todos los puntos de la reunión sin salirse del plan de la junta, a menos que sea indispensable.
10. Si se deben tratar temas adicionales, revísenlos al final de la reunión y en caso de que no haya tiempo, anéxalo al plan de la siguiente reunión, solo con los interesados.
11. Utiliza la tecnología: Videoconferencia, Chat, Enlaces Telefónicos, existen muchas alternativas que aunque impliquen una fuerte inversión se volverán un ahorro en gastos de viaje a la larga. (En otra nota tocare mas a fondo este punto)
12. No cambiaras la cultura de la organización de un día para el otro pero ve generando estos pequeños cambios poco a poco.
13. No pierdas el control de la reunión, si es necesario expliquen las políticas de la reunión para permitir que el flujo de la misma no se interrumpa.

Hay muchas más recomendaciones, pero no todas las empresas tienen la misma cultura y no todas reaccionan de la misma manera con los cambios. Lo importante es actuar y cambiar en beneficio de la organización.

“El verdadero riesgo es no hacer nada”
Denis Waitley

**Si se encuentra interesado en mayor información de MS SharePoint Server le recomiendo los cursos:

• 5060 Implementing Windows SharePoint Services 3.0.
• 5061 Implementing Microsoft Office SharePoint Server 2007.

  Ambos de Microsoft, mismos que son dictados en www.aster.com.mx

  Tambien cuenta con cursos Ejecutivos, para comunicaciones efectivas.

   

Puedes pedir más informes al correo luisgerardoch@hotmail.com, también puedes acceder directamente a http://www.microsoft.com/sharepoint/default.mspx donde encontraras descargas del producto de prueba, tutoriales y especificaciones de la solución.

En el caso del control de las reuniones el área de conocimiento de COMUNICACIÓN del PMBOK, también cubre información. http://www.pmi.org

Gracias por leerme de nuevo, agradezco sus comentarios.

SaludoS

I+

Empezaremos en esta ocasión con la CorreiTis.

Es importante sensibilizar a la organización acerca del uso de estas herramientas, el correo electrónico es una herramienta que aunque representa una fuerte inversión para la organización, se puede volver una más grande debido a malas prácticas, llevándonos al consumo del ancho de banda, dispersión de virus, etc.

Recomendaciones.

1. Usa antivirus. (Cual? Tu escoges solo ve que tenga lo mínimo requerido y el $$$)
2. Genera políticas del uso de correo, por ejemplo, para especificar que puedes mandar y que no puedes a través del correo, música, chistes, cadenas, etc.
3. Minimiza el envió de attachments (archivos adjuntos), puedes utilizar herramientas con MS SharePoint Server para minimizar el trafico de correo.**
4. Crea campañas de sensibilización en la organización utilizando comunicados o posters que publiques en las instalaciones.
5. No uses el correo electrónico para chatear (jajaja cito a mi director) no mantengan una conversación a través de este medio, para saludar, preguntar ¿dónde vas a ir a comer?, o en algunos casos (soy testigo) ponerse a coquetear o ligar.
6. Por últimos, bien dicen “no hagas a otros, lo que no quieres que te hagan”, se paciente, para eso la aplicaciones de correo tienen opciones o banderas de urgentes, solo márcalo de esta manera y los destinatarios lo entenderán.
   

Todo cambio requiere tiempo, estamos tratando de cambiar la cultura organizacional, esto no quiere decir que solo con esto lo arreglemos o que esto solucionara el problema de manera casi inmediata.

Trabaja mejorando tu organización por el beneficio de todos, crea iniciativas, dales seguimiento…

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• 5060 Implementing Windows SharePoint Services 3.0.
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Ambos de Microsoft, mismos que son dictados en www.aster.com.mx

Puedes pedir más informes en su página o contactarme al correo luisgerardoch@hotmail.com, también puedes acceder directamente a http://www.microsoft.com/sharepoint/default.mspx donde encontraras descargas del producto de prueba, tutoriales y especificaciones de la solución.

Gracias por leerme de nuevo, agradezco sus comentarios.

SaludoS

I+

Las iTiS, son todos estos excesos en los que se deja caer la organización como juntiTiS, correiTis, porcentaviTiS… JAJAJA a muchos le podrá provocar algo de risa, a otro cuantos les parecerá una enfermedad conocida, a mi me parece un pequeño problema que permitimos crecer y crecer hasta convertirse en el lobo feroz, pero la gran mayoría de los casos tienen solución.

Primero explicare a que se refiere cada uno de ellos y en mis siguientes posts les daré recomendaciones y consejos, que desde mi punto de vista y experiencia, pueden ayudarles a solucionarlos o minimizarlos. Solo recuerden que la medicina no funciona igual en todos los pacientes, así que habrá algunos fáciles de curar y otros con los que lidiaremos un poco más.

La juntiTiS

Este fenómeno se refiere a la constante pérdida de tiempo en múltiples juntas presenciales, ni siquiera virtuales, que anteriormente duraban 45 minutos y ahora llegan a extenderse hasta por 2 horas o más, cabe mencionar que no todas las organizaciones sufren de esto, o no todas las juntas tiene este problema.

Se refiere a su vez a no tener un orden de la junta, no llevar una agenda a tratar y no tener la lista de los involucrados directos, lo que provoca que se hable de otros temas que no tocan en esa junta, que exista invitados a la reunión que lo único para lo que participaron fue para escuchar ya que ni siquiera era una decisión de ellos y por último que las reuniones se vuelvan una cacería de brujas para buscar a quien arrojar la culpa. ¿Y usted en cuantas juntas ha estado esta semana? O ¿Qué tiempo ha dedicado a trasladarse para llegar a cada junta o con cada cliente?

La correiTiS

Si tuviera que hacer un monologo, este sería el tema que escogería, es mas creo que este no hace falta casi explicarlo, esa descarga masiva de información, falta de redacción y orden que recibimos, o ese famoso correo , del que hago bromas en mis cursos, al que llamo, “Me as attachment” o “Yo como adjunto”..

Mandas un mail y parece el disparo de salida de un corredor olímpico, para ver que llega antes si el correo que mandaron o ellos mismo con el destinatario, solo para decir “Te acabo de mandar un mail” o “Quiero checar algo contigo, ¿ya viste tu correo?”
Como que si ya vi el correo!!!???? Llegaste antes que el.. jajaja

Este fenómeno si es general, creo que es más raro el caso de las empresas que no sufren de el.

De ahí se derivan múltiples fenómenos que tratare en otra nota, con recomendaciones para lidiar con ellos.

La porcentaviTiS

A este le tengo especial cariño y aprecio por que esta mayormente enfocado a la ejecución de actividades y pendientes.

Este fenómeno se refiere al proceso de reporteo de una tarea pendiente, imagine que asigna una tarea a alguno de los empleados que dura 5 días y debe ejecutar de Lunes a Viernes y si quieren que sean más especifico, que dura 40 horas de trabajo, para ejecutar 8 horas diarias, ¿he sido lo suficientemente detallado?

Una vez asignada esta tarea su subordinado le reporta que el Lunes realizo el 20% de la tarea, el Martes la tarea, dice que va completada al 40%, el Miércoles al 60%, 80% para el Jueves, ¿Qué se supone que debemos esperar para el viernes? ¿100%?
Pues NO!!! Al contrario recibimos un 81%
(JAJAJA) el siguiente Lunes, quizá ya va a un 83% y así continua hasta que la tarea de una semana, se vuelve de 3 semanas o más. ¿Le ha pasado esto?

O que tal cuando le preguntas a algún empleado el avance de una tarea y voltea sus ojitos al cielo, se concentra, incluso se tarda unos momentos y te dice ((con tono informal))
Pues estem, ahora vera, pus yo creo, ósea más o menos que un 37%
(por poner un ejemplo). Lo maravilloso es solicitar la explicación de cómo llegan a esa conclusión, por que a cada empleado al que lo preguntes, cada quien tiene su cálculo aproximativo porcentual tanteante casi exacto
((término acuñado por el abuelo)).

¿Se sintió identificado? No es el único, muchas organizaciones sufren de las iTiS. Próximamente el POST de recomendaciones contra las iTiS

Gracias por leerme de nuevo, agradezco sus comentarios.

SaludoS

I+

En la actualidad la infinita cantidad de herramientas que existen para administrar proyectos, rebasa por mucho las que podemos aprender a utilizar, a mi gusto por mucho tiempo el papa era Microsoft Project y la Mama era Primavera (Que por cierto ahora se volvió señora de ORACLE), además de estas herramientas, existen aplicaciones gratuitas o personalizadas, propiedad de grandes consultoras, que aseguran adecuarlas hasta generar un traje a la medida.

Durante mis cursos siempre me preguntan cuál es la mejor, pero no puedo favorecer alguna en especifico, sería como concluir el debate eterno acerca de cuál es la mejor marca de coches. Hay un producto para cada necesidad, pero en mi caso la herramienta que mas utilizo es Microsoft Project, quizá haber trabajado durante tanto tiempo con herramientas Microsoft como instructor y consultor, me orillo a seguir la línea, pero al final he utilizado a sus hermanos y aplicaciones gratuitos que son bastante aceptables para lo que hemos requerido.

Lo importante en la actualidad es apoyarse de alguna de ellas que nos auxilie a gestionar nuestros proyectos y nos permita tener un control específico sobre ellos. Así que, ¿cuál es la mejor? Ustedes deciden, les dejo algunas ligas de las más importantes a mi gusto, chéquenlas casi todas tienen un demo para poder utilizarlas.

• Altamente premiado @TASK.
• El hermano de Microsoft Project, pero incorporando otra funciones que normalmente ejecutamos con Excel.
• Otra mas que tiene todo incluido.

   

• Esta solución tiene la característica de poder adquirir el código para adecuarla a la medida.

  
  

• 15 Useful Project Management Tools Clasificadas por categorías, administración en general, control de cambios, etc.
• Lista de pequeñas aplicaciones descargables de

  Muchas son Freewares otras son muy económicas http://www.download32.com/project-administration-software.html

  *Algunas ligas no están disponibles.
  

   

   

Gracias por su interés y por sus comentarios.

SaludoS

Nos leemos pronto…. I+

Pues para por lo menos guardar orden en el mundo virtual, decidí concentrar las notas de tecnología e información con respecto a cursos que imparto y demás temas de interés actuales.

No duden en postear sus comentarios con dudas o preguntas que pueda ayudarles a responder.

SaludoS